Guía de (auto) gestión para profesionales autónomos y freelance

El artículo de hoy será largo. Y va dirigido a profesionales autónomos y/o freelance que quieren poner un poco de orden en el qué, a quién y cómo venden y se organizan. Es una “breve” guía para (auto) gestionarte. Es posible que también le sirva a pequeños emprendedores, con poca gente en el equipo. Y no importa ni la edad, ni los años de experiencia. De hecho yo he tardado años hasta llegar a este punto. 

Explicaré cómo decidir el target, cómo vendo lo que sé hacer y cómo gestionar el tiempo y los proyectos. Especialmente servirá a los que os dedicáis, u os queréis dedicar, a vender servicios profesionales de marketing digital porque asumo, igual equivocadamente, que otros profesionales (abogados, diseñadores o los que vienen de trabajar en servicios profesionales pero desde una empresa consolidada) ya saben el camino que hay que recorrer y las cosas en el sector están más estandarizadas. Pero, posiblemente, si se hace un poco de abstracción, le puede servir a cualquiera que trabaje en modo freelance, sea del sector que sea. 

Punto de partida

Como he dicho más arriba, yo he tardado años, muchos, en llegar a este punto en el que, más o menos, controlo lo que hago. Así que tampoco te preocupes si, aunque leas esto, tardas tiempo en encontrar tu camino. 

Trabajé en una empresa hasta el año 2007. En cargos muy altos. Primero vinculado a marketing y luego a gestión del negocio. Diría que mi andadura profesional autónoma empieza sobre la mitad del 2008. Fruto de las redes sociales, básicamente, porque la idea inicial era volver al mundo corporativo pero la crisis del 2008 lo cambió todo. 

Desde casi el principio tenía claro que me iba a dedicar a prestar y vender servicios de marketing digital, eso no estaba en duda. El periodo del 2008 al 2022, se puede dividir en 3 etapas:

• La inicial, del 2008 al 2012, está marcada por la colaboración con otros profesionales, creación y cierre de dos proyectos de consultora, pocos proyectos de consultoría y la formación como forma de captación comercial.
• Del 2013 al 2016, ya en solitario, la formación empieza a pesar mucho, demasiado. 2-3 proyectos de consultoría digital por año.
• A partir del 2017 la formación va cayendo año tras año, los proyectos aislados se transforman en clientes estables. Todo se estabiliza y toma forma a partir del 2019-20.

Actualmente, aunque después explicaré el por qué y el cómo, la formación representa un 25% y el resto se reparte en 6-8 clientes estables. 

Nota inicial e importante para un freelance

Si vas a dedicarte a esto de los servicios profesionales para empresas, consultoría o asesoría de marketing, comunicación o negocios, o cosas similares, debes saber que:

• La estrategia se paga mejor que la táctica. Dar un consejo está más valorado que ejecutarlo. 
• Las empresas medias y grandes pagan mucho mejor que las pequeñas. 

Si vas a ejecutar, y vas a hacerlo en empresas medias y pequeñas, lo que viene ahora te interesa porque el control de lo que haces cada día es vital. A mí me ha resultado mucho más que útil. Porque los “márgenes” son mucho más pequeños, porque muchas cosas toman el mismo tiempo y porque, a veces, el nivel de estrés y de exigencia es similar.

Empecemos.

Definir el modelo y la Propuesta de Valor 

Este punto y el siguiente, los clientes, pueden intercambiarse de orden o pueden hacerse en paralelo pero uno y otro son 100% interdependientes.

Decide bien qué vas a vender y escríbelo. Si no eres capaz de resumir en una frase lo que vendes, te va a costar Dios y ayuda que te compren o que tu negocio crezca. 

Las empresas que venden producto, hablando en general, lo tienen más fácil porque es sencillo entender para qué sirve. Pero el servicio es un intangible y, a menudo, no se entiende qué haces ni, y es lo más importante, qué valor tiene. 

Yo, por ejemplo, vendo SERVICIOS DE MARKETING Y COMUNICACIÓN DIGITAL PARA PYMES. Lo puedo escribir seguido, cortado, resumido y puedo cambiar a quién, pero la frase inicial es esta. Es lo que un prospect tiene que entender y después ya (le) detallaré qué cosas concretas hago y dónde está el valor (o a quién y cómo añado valor). 

El segundo punto de mi modelo es que trabajo con PYMES, pequeñas a ser posible, y en una relación de largo plazo. No quiero clientes de 3 meses (cómo tuve de 2008 a 2016). No vendo un servicio aislado, o ese no es el espíritu. Podemos empezar por ahí pero no es mi forma de trabajar (luego explicaré por qué). 

Yo soluciono el problema de “quién puede manejarme diferentes aspectos de mi marketing digital”.

El tercer aspecto básico de mi modelo es que tengo que trabajar con varios clientes para no depender de ninguno y si pierdo uno, que el golpe económico no sea tan fuerte. Esto lo aprendí entre el 19 y el 20. De nuevo, por eso tienen que ser pequeños.

Y, el cuarto y último, es que son siempre valores fijos mensuales. No cobro por tarea, sino  por grupo de tareas, paquetes (viene luego), pero lo hago con un valor mensual fijo (un fee). Eso me da menos trabajo al hacer las facturas, me reduce el tiempo de control, etc. 

Definir a quién se vende

¿Por qué solo trabajo con PYMES? Por varias razones:

• Si quiero “manejarte diferentes aspectos de tu marketing digital” en una empresa grande no creo que lo necesiten porque tienen equipo interno y porque, además, trabajarán con agencia. (*) 
• Porque tengo claro que quiero diversificar el riesgo. Una empresa grande me absorbería, me acabaría “apalancando” en lo bien que me paga y el día que me dejara tendría un problema serio. 
• Porque las PYMES, aunque tengan menos inversión en marketing, te obligan a bajar mucho al detalle y eso te da una visión más integral de cada acción que pones en marcha, te permite aprender más y tienes la sensación de más control.
• Porque lo que para alguien con experiencia en estas áreas puede ser algo trivial o un pequeño paso, para esas empresas es un mega salto, aunque a veces no lo valoren lo suficiente.

Obviamente también tiene sus debilidades:

• A menudo no te entienden. Más cuando, como pasa habitualmente, no hay nadie en el equipo con el que puedas interlocutar. Así que tienes que acabar siendo más autónomo, valga la redundancia.
• Lo del “precio” ya lo he dicho más arriba. No me repetiré.
• No es mi caso pero seguro que para más de uno puede ser un problema cobrar facturas.

Y seguro que hay más cosas en contra y alguna a favor. Pero no quiero convencer a nadie de con quién es mejor trabajar. Solo pretendía contarte que es importante que tengas muy claro quién es tu target y porqué le vendes. Luego puedes ir a este post y entender cómo definir tu Buyer Persona que, si no vienes del mundo marquetero, te irá muy bien saberlo y ponerlo en práctica.

Cómo decía, definir a quién le vendes y el modelo van muy ligado. Y ambos te llevarán a un tema crucial: el precio. 

(*) Nota: obviamente puedes trabajar en una tarea concreta y «pequeña» para un cliente muy grande. Por ejemplo, manejándole la campaña de un producto pequeño o llevándole una red social. Sí, es verdad, pero espero que se entienda el espíritu general del razonamiento. 

El precio I: a cuánto vender un servicio

Cómo decía antes, en productos es relativamente fácil poner precio a las cosas:

1. porque muchos precios ya vienen marcados, o recomendados, por el fabricante/distribuidor y
2. porque los precios son públicos, están a la vista (en una web, por ejemplo).

En Servicios eso no ocurre la mayoría de veces. Si provienes del sector y antes trabajaste en una o dos empresas/agencias/consultoras te será más fácil. Si no es así, entonces esto se convierte en un dolor de cabeza. 

Pero tiene solución.

Sí o sí, tienes que tener un precio por hora. No para publicarlo, ni siquiera para facturar a precio hora… si no quieres, claro. Pero sí para algo tan importante como presupuestar tu trabajo. Y controlar el gasto después, por supuesto. 

El precio/hora no es algo fijo, ni estático. Puedes tener un precio hoy y en dos años subirlo. Puedes tener un precio para algunas tareas y otro inferior para otras. Puedes, incluso, hacer, como hago yo, paquetes. 

Pero el caso es que pongas un valor (precio) a tu tiempo. Porque tiempo es lo que vendes. Y experiencia, sabiduría, servicio, prestigio, etc… pero tiempo al fin y al cabo. 

El precio lo puedes calcular de muchas maneras. Se me ocurren las siguientes:

• Lo que quiero ingresar todos los meses dividido por las horas que puedo trabajar. Toma como referencia, al menos al principio, lo que trabaja un empleado por cuenta ajena (48 horas/semana). Spoiler: no funcionará del todo y tendrás que hacer muchos cambios pero eso va en el pack. Entre otras cosas, de entrada tendríamos que eliminar las horas dedicadas a «nuestro propio marketing de captación».
• Lo que sé que se cobra en el sector. En tecnología muchos precios/hora de empresas son también públicos. O quizás alguna vez lo que tu haces hoy lo subcontrataste y por tanto sabes “a cuanto se paga”
• O lo que tu crees que vales o vale tu servicio (luego voy con el VALOR, que es otro capítulo).
• O, como puede ser mi caso y el de muchos, por lo que te pagan dando clases o cuando te subcontrata alguien que sí sabe de lo que hablamos (una agencia, por ejemplo). 

Ese es tu valor de referencia para presupuestar, para paquetizar y para controlar tus gastos. También es tu objetivo. O uno de ellos.

El precio II: Paquetiza 

En la mayoría de servicios no vendes una “única cosa”. Vendes muchas tareas que, a su vez, se agrupan en esto que llamamos servicios. 

Pero es una lata tener una lista interminable de valores de cada tarea para enviarle a un cliente. Así que lo más fácil es paquetizar y hacer una especie de “pirámide de servicios”.

Por ejemplo, desarrollar una web. Está lleno de pequeñas cosas: buscar hosting y dominio; buscar plantilla y tunearla; diseño; buscar fotos; escribir contenidos; etc… no se acaba nunca. No puedes enviarle a un cliente que te pide presupuesto una lista de tooooodas las cosas  que vas a hacer y cada una con su precio. Así que puedes separarlo en 2 ó 3 grandes “grupos”, agrupando de abajo a arriba, dónde el pico será “web llaves en mano”. Y según que prospect sea, le enviarás una o la otra.

Luego, en la realidad y como en el precio y las horas dedicadas, la cosa se va de madre pero, una vez más, eso va en el pack. Hay cosas incontrolables y acabarás personalizando muchas cosas que querías tener estandarizadas (que tampoco está mal).

Y, una vez más, con el tiempo irás aprendiendo y ajustando. Al principio es fácil que te equivoques por defecto (cobras demasiado barato para el tiempo que te lleva prestar ese servicio). Por eso el control (horario) de las tareas es vital. 

Yo tengo definido, para eso de “solución de marketing digital total para pymes”, no menos de 10 paquetes. Desde algo muy completo hasta el servicio mínimo que quiero dar. No bajo, ni detallo a partir de ahí o, dicho de otro modo, simplemente lo de debajo no lo hago. 

La buena noticia es que cuando ya llevas un tiempo, conoces muy bien tu cliente tipo, los paquetes se adaptan perfectamente y sales poco del estándar.

Pero no vendas por hora, y menos a PYMEs, porque, por definición, todo les parece carísimo cuando lo ven por horas. ¿Tanto cobras por hora? ¿Pero eso te lleva tantas horas? Cuando paquetizas evitas muchos debates. 

Y, como decía antes, los paquetes ahorran tiempo a la hora de facturar y, aunque parezca contradictorio, son más transparentes. 

Añadir VALOR

Esto es muy importante. Antes he hablado de la propuesta de valor pero el VALOR es algo que se demuestra cada día. Es decir, el cliente tiene que percibir que haces “algo más” que hacer un trabajo puntual. 

Obviamente esto es mucho más importante para los que trabajan con mi modelo, que es el  de clientes de largo recorrido. Si me dedicara a hacer un trabajo de dos meses y entregar un documento, o si hiciera “simplemente” webs, pues el valor acaba el día que entrego el proyecto. Si éste último es tu caso, preocúpate algo menos por este punto.

Este es “el problema” de vender paquetes en una relación de largo plazo, que tienes que demostrar el valor cada mes para que el cliente perciba que realmente está bien servido. 

Así que el cliente tiene que percibir valor en lo que se entrega y que eso va más allá de cumplir con las tareas encargadas. ¿Por qué? Porque quieres, justamente, que sea cliente tuyo mucho tiempo. El máximo posible (y en mi caso, como contaré después, esto es vital para rentabilizar todo el modelo). 

Para muchos, más en nuestro sector y con clientes PYMEs, el valor es simplemente un precio bajo. Y está muy bien. Te posicionas “barato” y ganarás clientes. No es mi caso. 

En mi caso el valor se basa en:

• El servicio medido en tiempo. No abro tickets que se ejecutarán dentro de 3 días. Hago las cosas lo antes posible. No creo que nada de lo que me pidan se demore más de 24 horas (salvo las cosas que requieren más tiempo y sobre las que ya avisas previamente, claro). Pero mi cliente sabe que soy “rápido”. 
• Servicio medido en dedicación que hago al servicio que presto. Un ejemplo sencillo: puedes optimizar una campaña de GoogleAds entrando una vez, dos o tres a la semana. O una vez al mes. O cada día, llevado al extremo. Cuanto más tiempo dedicas, más coste tienes. 
• El servicio medido en disponibilidad. Para asistir a una reunión, para atender algo, para cambiar los planes. 
• El servicio medido en CÓMO entrego las cosas. Sí, hay un poco de “guinda del pastel” o de “fuegos artificiales” pero hay que de dar contexto y forma a las cosas que se hacen. Un ejemplo sencillo son los informes. No te mando un link a una hoja de cálculo para que veas el rendimiento de tu campaña tu mismo, que también puede hacerse, te hago un informe con tu logo, tus colores corporativos, etc. Parece una tontería pero aplico marketing a mi modelo (aquí no hay cuchara de palo). 

Claro que todo esto puede provocar que trabajes más horas que un reloj, por supuesto. Va en el pack, también. Si no te gusta, trabaja con una empresa grande. Además de estar mejor pagado, se vive mejor. Y, claro, eso se puede hacer si tienes pocos clientes. Por eso el equilibrio precio-valor del cliente-número de clientes es importante. Ya te adelanto que yo soy caro … viendo lo que cobran otros y en el segmento que trabajo, digo. 

En fin, decide si tu valor será el precio, la disponibilidad, el regalo de tal cosa, tu simpatía, tu resolución de problemas, que tienes soluciones únicas, etc, pero piensa y haz algo y, SOBRE TODO, demuéstralo continuamente. La Percepción de Valor es muy importante, si no lo es todo.

Presupuestar

Ahora llega un prospect y nos va a pedir si podemos hacerle tal o cual cosa y que le hagamos un presupuesto. Si has cumplido los puntos anteriores (salvo lo del valor que empezarás a demostrarlo a partir del mes 2) es bastante fácil: lineas, unidades y precio. Y listo. 

Pues no. Eso es solo el principio. Ahora entenderás porque te decía que tienes que tener un precio ni que sea para presupuestar (y controlar el gasto incurrido después).

Después de una o dos reuniones con ese prospect y viendo su web (si la tiene) ya te darás cuenta de lo que puede pagar. Y ahí empezará el encaje de bolillos (lo acabo de amarrar en los dos siguientes puntos para que se entienda bien). 

Haces tu evaluación de servicios y costes y la miras con los ojos del cliente. Si te interesa mucho captarlo y sabes que el valor final resultante es una locura, pues ajustas a la baja. Si te pide varias cosas, ahí tendrás un paquete surgido de manera natural por la “experimentación”. La siguiente vez que surja un prospect similar, ya tendrás menos trabajo al presupuestar.

Pero a la larga pasarán dos cosas:

• tendrás una paquetización estandarizada (en mi caso no acepto nada fuera de esos paquetes… básicamente porque ya no tengo edad para hacer (aprender) otras cosas y porque tampoco quiero hacerme millonario ni tengo, en este momento, alma de empresario). 
• que eso te llevará a buscar clientes de largo plazo porque tendrás que amortizar algunos gastos que “no puedes repercutir” (esto lo cuento más abajo).

Luego ya cada uno decide si se mete en proyectos que tiene que trabajar con más colaboradores (no es mi caso en el 95% de las situaciones) y cómo hace el seguimiento de esos presupuestos y proyectos.

Yo presento pocos presupuestos al año por eso de que tengo clientes de largo recorrido, así que si entra alguno es porque otro se ha ido. Pero como tampoco quiero tener una empresa, tampoco necesito estar continuamente captando. 

Ah, y esto parecerá una obviedad, pero ten plantillas de presupuestos. Para ir rápido, básicamente, en enviar una propuesta. 

Controlar el proyecto y los gastos

Ya está. Ya has cerrado un acuerdo y ahora empiezas a “hacer cosas”. ¿Por dónde empieza todo esto? 

Vas a invertir un montón de horas de preparación que no se cobran. En una empresa esto es lo que les cuesta formar a un nuevo empleado. Pero tu no eres un empleado, esas horas son tuyas y nos las cobras. Tranquilo, forma parte del paquete que crearás un día. No hoy, que no sabes con lo que te vas a encontrar, pero sí cuando lo hayas hecho 2, 3 ó 4 veces. Reharás el paquete, o su precio, y ya incluirá una parte de ese coste de formación. 

O, como decía en el punto anterior, captarás algún cliente al que le reducirás el fee-precio porque te interesa captarlo. El resultado final en ambos casos es el mismo, quizás “pierdas” dinero o el valor/hora esté por debajo del que querías cobrar. 

Así pues, hay que controlar el tiempo dedicado a un cliente en las tareas contratadas. Y necesitaremos un soporte dónde llevar ese control. 

Unos lo harán con una hoja de cálculo. Otros con alguna herramienta, una app que te ayuda a … internet está lleno de anuncios de herramientas para pequeñas empresas y freelances. Pero hay controlar lo que se hace. 

Yo uso una herramienta para la gestión de mis clientes y contactos, mi portafolio de servicios y paquetes, la facturación y los gastos, el funnel cuando hago campañas (va más abajo) y entran presupuestos, y, sobre todo, el control de las tareas, sus tiempos y sus costes. En el mercado hay muchas pero, por si te sirve de algo, yo uso Holded y estoy encantado de la vida. Una de las mejores decisiones que he tomado en mi vida de profesional libre. 

De nuevo, si trabajas para grandes, no hay problema. Pagan tan bien que todo da casi igual. No es mi caso. 

Al tema.

Cuando entra un cliente lo divido en las actividades reales, no las que le he pasado (recuerda que hago paquetes y que no les mando una sábana con todo lo que voy a hacer). Eso es un proyecto que va ligado a un cliente y a una facturación. Ese proyecto tiene un principio y un final (habitualmente el año natural), unas actividades y éstas unas tareas. Y dentro de cada tarea hay un control horario de esa tarea completa o de las subtareas que la componen. ¿Entendéis ahora lo de la pirámide? Espero que sí. Si conoces Trello, que yo usé en el pasado, es algo muy parecido. 

Si vas a trabajar con fee mensual, como hago y recomiendo yo, y tienes tu precio/hora fijado, ya verás cada mes las horas que tienes que dedicarle dividiendo valor a facturar por el valor/hora que decidiste. Es una guía, pero no lo es todo. Cada vez que hagas una tarea, o subtarea, pones el reloj en marcha y luego el sistema te irá diciendo cuánto llevas consumido. Obviamente no te pararás porque has consumido lo que habías previsto para un mes, no, pero ahí entra el cliente de largo recorrido y el trabajar con un cliente-tipo, que sabes que un mes haces 10 y al siguiente, 7. Lo sé, eso lo da la experiencia. Llegarás. 

Un ejemplo:

• Una actividad es la gestión de campañas de GoogleAds.
• Las tareas serán la creación de la campaña, el seguimiento, el análisis mensual, etc.. ordénatelo o sepáratelo como te vaya mejor o hazlo de cualquier manera al principio y con el tiempo ya verás lo que se adapta mejor.

Ahora entra “el aprendizaje”, las horas de preparación. No le digo a mi cliente que tengo que crear una cuenta de GoogleTagManager, dentro de ésta las conversiones de Ads, vincularlo con GAds y GA4 y comprobar que todo funciona. Ni lo entendería. Así que eso va dentro del valor de ese paquete concreto y se amortiza a los N meses. 

Y esa es la razón por la que necesito trabajar con un mismo cliente un mínimo de meses. De lo contrario acabo “perdiendo” dinero (me ha pasado y me seguirá pasando). 

En el valor anual, que se compone de valores mensuales, 12, voy a ir ajustándome. De entrada calculo, de manera totalmente arbitraria pero un poco fruto de la experiencia, que un 10% del tiempo lo dedicaré a llamadas, emails cortos, etc… cosas para las que no voy a poner “el reloj” en marcha. Pero el resto de tareas, las que duran más de 10-15 minutos, sí. Por lo tanto, al final del periodo debería tener “un beneficio” del 10% (en análisis, más abajo, lo explico de nuevo). Eso significará que he cobrado la hora a lo que yo quería desde el principio, a mi valor de presupuestación. Mi objetivo.  

Esta buena práctica te ayuda a ir viendo como vas con un cliente, si le estás dedicando más tiempo del que merece y tienes que terminar con él cuanto antes (sí, también hay que sacarse de encima a los no rentables), a ir mejorando tu portafolio tanto de clientes como de servicios, a mejorar o reevaluar y represupuestar los paquetes, etc.

En fin, que cada mes, aproximadamente, deberías consumir el 90% de la facturación en cada cliente. Pero no es un corsé porque, como decía, igual el mes que viene sabes que casi no harás nada. Otra razón para tener clientes de largo recorrido y para tener cierta flexibilidad y visión de largo plazo.

Claro que hay otros freelance, incluso agencias, que te cobran más por el inicio, el setup, y menos por el seguimiento. Pero yo priorizo “la simplicidad y la predecibilidad” de la facturación y el ingreso. 

El valor y la amortización del portafolio de clientes

Siguiendo con el punto anterior y, más concretamente, con el periodo de aprendizaje que pagas tu, pero que en el fondo amortizas con el tiempo, tendrás una situación con tus clientes como la que tiene cualquier empresa, o sea, tienes un ABC de clientes. Grandes, medianos y pequeños en servicios que prestas y valor que facturas. 

Pero, como te decía, a los clientes nuevos, al menos en este segmento de PYMEs, les harás cosas que se hacen una única vez, que llevan mucho tiempo que no puedes facturar y, además, tendrás que aprender su modelo y a quién le vende. 

Así que, siguiendo con el ABC y, aunque no es exactamente lo mismo, aplicando la matriz del BCG, tendrás clientes Vacas Lecheras, clientes Interrogantes (niños con problemas en «mi época») y clientes Perro (en mi caso la Vaca y la Estrella son lo mismo, por eso no he nombrado éste último). Los Interrogantes son esos clientes con los que empiezas y con los que cada mes perdemos dinero. Las Vacas son las que cubren esas “pérdidas”. 

¿Por qué ocurre esto? Lo de perder ya está explicado. Lo de ganar, no. Pero sí, al tener clientes de largo recorrido, con tareas idénticas que se producen cada N meses o cada año, llega un momento que algunas se ejecutan más rápidamente porque nos volvemos más eficientes. Hemos aprendido el negocio. Ahí está la cosa. Esa Vaca ya pasó por todo eso que fue una vez la Configuración y los Pasos Iniciales, el aprendizaje y, además, ahora hay tareas que se hacen de manera más rápida. 

Eso mismo que pasa entre clientes, pasa con un cliente en sí mismo con el tiempo. Por eso trabajo con clientes a largo plazo. Porque al principio pierdo, pero a la larga empiezo a empatar y luego a ganar. Y por eso es importante el control del que hablaba antes y la visión global. Sí, ya sé, es un problema del fee. Si hiciera como los abogados o los médicos que cobran por hora, pues eso no pasaría. Pero ni somos abogados, ni somos médicos. Y tampoco vendemos la resolución de un problema en la justicia, ni de salud … que están mejor pagados o, por lo menos, el usuario-persona está como más predispuesto a pagar “lo que sea”. 

Y empezamos a tener algunas cosas “estandarizadas”, igual que tenemos una plantilla de presupuestos. Por ejemplo, el formato de los informes. O una parte del contenido de un reporte.

Ah, y sí, a los clientes Perro hay que sacárselos de encima con la mayor de las elegancias. 

Y por eso hay que vigilar con las promociones y los descuentos. Ojo, que no quiere decir que sean malas, no. Yo mismo tengo clientes con condiciones “excepcionales” pero sabiendo “de qué voy a morir” y con un horizonte para que no me arrastren demasiado. Y, gracias a ese control de horas, también puedo manejarlo. ¿Veis la importancia del control? En Análisis hay más de esto.

Organización del trabajo de un freelance

Bueno, sobre esto hay muchas teorías. De hecho publiqué un video en pleno confinamiento sobre cómo trabajar desde casa que, si bien no es exactamente esto, igual te puede interesar.

Sobre qué y cómo hacer las cosas os invito a visitar el canal de Youtube o el blog de ThinkWasabi que sabe mucho de esto. 

Pero ya que estoy puesto, os cuanto las 4 cosas que yo hago de forma razonablemente ordenada (alguna ya la he comentado más veces en este blog).

Como norma general trata de concentrar tareas similares de distintos clientes. Ahí creo que está el quid. Por lo tanto esto se transforma en algo así:

• El día 1 de cada mes lo dedico a sacar informes de análisis de webs y campañas. Revisarlos, escribir conclusiones y enviar a los clientes.
• Dos días fijos de la semana son para revisar las campañas activas en GoogleAds y SocialAds. 
• Los correos largos los respondo a primera hora o después de almorzar. El resto, tal y como llegan. 
• La vida en Redes se realiza antes de contestar los correos por la mañana o por la tarde. 
• El teléfono móvil solo existe cada dos horas… aproximadamente, claro. 
• Las tareas de mantenimiento de una web, si no hay un incendio, también una mañana concreta. 
• Las reuniones, si no me “obligan”, que pasa a veces, las mantengo entre las 11h y las 13h o entre las 16h y las 18h.
• El último día del mes se sacan las facturas y se envían. Y el primero, después del análisis web/campañas, el análisis de clientes y contable del mes (viene después).
• Y, el resto, ya son tareas que son dedicadas de un cliente: revisar contenidos, escribirlos, diseños de andar por casa, hacer/activar una campaña, un análisis de keywords, leer, etc… 

Ahora adáptalo a tu modelo. No sé como lo hará un consultor de negocio, de ventas, un abogado o un diseñador, pero el tema es concentrar y hacer tareas similares una detrás de la otra. 

Pero ya veis que no tiene mucho secreto.

Analizar

Si he hablado de controlar los tiempos, el “gasto” en horas, la dedicación, el portafolio de clientes, etc., ahora lo que toca es que lo analicemos. 

Si tienes una app como la que comentaba antes, revisa cómo va el balance con cada cliente. Del momento en el que estás (una semana o el mes hasta la fecha), del mes anterior y el acumulado desde que se inició el proyecto. Si, como yo, cierras proyectos cada fin de año, mira que pasó el anterior por si hay algo que te “acojona” (me estoy pasando de dedicación, por ejemplo). Con el tiempo ni te hará falta, lo tendrás en la cabeza.

Y al final del año hacer lo mismo con todo el proyecto y compararlo con el año anterior. Y ahora ya podremos sacar qué valor/hora se ha facturado realmente, cómo es cada cliente (vacas, perros, etc..) y podremos hasta revisar los paquetes (quien los tenga, claro). 

Lo mismo con la contabilidad. Cada mes, el día 1 y después del análisis de campañas/web, comparo la facturación por cliente y los gastos y lo comparo con el año anterior y con el presupuesto que me marqué a finales del año anterior (esto es una herencia de mi vida corporativa que me parece muy sana y mantengo… parecerá una tontería pero no lo es). Así sé la composición de mi cartera, cuanto dedico a formación y a clientes, qué cliente pesa más, cual menos, qué puedo hacer para aumentar no-sé-dónde, etc… Algunas cosas acaban siendo simplemente informativas pero, mira, soy bastante friki de los análisis y los datos y esto me da la sensación de control. Y ya me vale.

Así, y aunque no sirve para todo el mundo, sé que la relación formación/clientes debe estar en 25-30/70-75. Que puedo tener un par de clientes entre 18-20%, uno o dos en 10% y 3-5 para el resto.

El kit de herramientas del profesional freelance

Para todo lo anterior necesitamos herramientas. Algunas serán gratuitas y otras de pago. Según el volumen igual con las gratis ya tiramos. Pero yo hay algunas cosas que pago y sin problemas:

• Una web, el hosting y una plantilla de pago. Es el sitio dónde captarás o generarás reputación (esto viene después, pero ahí queda como herramienta). 
• En esa web yo pago por el SEO, la seguridad, la velocidad/optimización y el backup, el maquetador y el slider de la home (que ya casi estoy arrepentido).
• Cómo soy muy usuario, ultra, diría yo, del universo Google pago Google1, drive, vamos. Así tengo mi ordenador de sobremesa y mi portátil sincronizados y puedo guardar las cosas dónde quiera y tengo una copia de seguridad “fácil” de ubicar. 
• Un cliente de correo electrónico. Igual con Gmail tiraría (ya que pago G1) pero como no me gusta nada la interface, tengo uno de pago. Para alguien que trabaja desde casa y, por lo tanto, usa mucho el correo, es básico tener una herramienta dónde nada se puede perder, es fácil buscar, te permita personalizar, gestionar carpetas, etc… Por si sirve de algo para evaluar la necesidad de pagar por esto, hay que tener en cuenta que uso 12 emails (6-7 de manera regular).
• Un software para editar diseños, imágenes, banners, etc.. y, esto es un caso particular, un equipo para grabar videos (nada, una cosa simple, focos y croma, algún soporte, etc…)
• Y el software de control de mi actividad del que ya he hablado: clientes, proveedores, facturación y gastos, contabilidad, CRM (que uso poco, pero uso) y gestión de proyectos. Todo en uno. 

Comunicar y vender

Bueno, y una vez vista toda la parte operativa toca vender. Y para vender, más si como yo eres un cero a la izquierda como comercial, comunicar (lo máximo posible) es vital.

Necesitarás una web que explique qué haces pero, sobre todo, que explique aún mejor la propuesta de valor, por qué tienen que comprarte y qué recibirán a cambio. Y qué vendes y qué no (luego no lo leen, pero esa es otra historia). 

Tener una web hoy en día no es nada del otro mundo. No voy a entrar en temas técnicos “propios” (SEO, publicidad, etc..) pero ten claro que la web está escrita para que te entienda quien llega, no para que tu expliques que haces de una manera que solo tu entiendes (salvo que estés en un negocio muy técnico, claro). Imágenes, textos cortos, etc… hay literatura y vídeos a centenares en Internet.

Ahora aplica 4 cosas de marketing digital para dummies. 

• Yo escribo un blog porque me atrae tráfico. Igual no el que yo quiero, pero si lo recomparten por ahí, pues genial. Eso atraerá a otros usuarios y alguno, seguro, es el que busco.
• Redes Sociales. Ya uso poco RRSS de modo personal … poco FB y nada IG. Me centro en LI y TW (y en el canal de YT). Y, como ya expliqué en este video sobre el estrés de querer estar en todas partes, no abro nuevos canales… ni twich, ni TT, ni nada. 
• eMailing. Yo lo uso con mi blog porque no me da la vida para tener una newsletter potente pero tengo esos suscriptores fijos y los cuido. Y no les molesto, por supuesto. Me parece una grandísima herramienta de fidelización y de captación a fuego lento. 
• Y entre septiembre y noviembre hago mi campaña de GoogleAds (tampoco aquí hay cuchara de palo). Si funciona será la única … de lo contrario, volveré a la carga entre enero y marzo. 

Y ya dependerá del sector en el que se opere que las cosas no sean exactamente así. Igual serán otras RRSS las más interesantes, otras plataformas publicitarias, etc. Pero hay que hacer “marketing personal-profesional”. De hecho yo mismo soy un proyecto … cuento las horas que dedico a grabar vídeos, escribir post, mantenimiento de mi web, mis campañas, etc…. Así sé “el coste de oportunidad” que yo mismo me genero. En este caso, el proyecto siempre tiene resultado negativo, por supuesto 🙂

De lo que se trata, o trato, es que a mi web lleguen todos los años 7 a 10 personas que me pidan un presupuesto o, por lo menos, me pregunten en qué puedo ayudarles. Si convierto uno o dos, pues ya está todo hecho.

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay

Si quieres recibir mis post directa y cómodamente en la bandeja de entrada de tu correo electrónico sólo tienes que HACER CLIC AQUÍ.