Lecciones aprendidas de la organización de un evento

Como la mayoría de mis lectores ya deben saber, he tenido la oportunidad de coorganizar dos ediciones de AERCOmparte, un evento que organizamos desde AERCO-PSM en Barcelona y que nos lleva, a cinco personas, unos cuatro meses de trabajo. De todo lo que he/hemos aprendido en estos dos años me gustaría compartir con todos vosotros las cosas más importantes por si pretendes organizar un evento de estas características.

Vaya por delante que, en la medida de lo posible, siempre es mejor que se le encargue el trabajo a un profesional o a una empresa especializada, por supuesto. Pero si por motivos económicos no se puede, pues quizás te vayan bien estos “consejos”.

Sobre el equipo

Es vital rodearse de un buen equipo. En él tienen que estar representados todos los perfiles: el que controla, el que tiene los contactos, el que es altamente eficiente, el que transpira pasión, etc… Si uno no trabaja, pues fuera. Es importante que no se generen malos rollos entre los integrantes porque eso acabará matando el éxito del evento. Así que es importantísimo que se lleven bien entre sí y que impere el buen rollo.

Hay que repartir las tareas. Las cosas pueden decidirse entre todos, pero siempre tiene que haber alguien encargado de llevar a buen puerto una tarea y, por lo tanto, será el que tome la última decisión sobre ese asunto (porque será el que mejor lo conoce).

Creo que un buen número de integrantes estaría entre 4 y 7 personas. Más es difícil de gestionar en la coordinación, así que si el evento es de mucha más envergadura quizás se podría plantear la solución de tener subequipos.

Nombra a un coordinador. Ojo, no tiene porque ser el que “manda”, es un coordinador. El que se encarga de escribir las actas, organizar las reuniones, centralizar aquellas cosas que puedan ser transversales, dirige las reuniones, etc.

La gestión de la organización

Al principio quizás deberán realizarse cada semana o cada dos, para asegurar que los primeros pasos se dan de forma consensuada y todos están en sintonía. Llega un punto en que entras en modo “gestión”. Ahí cada uno ya sabe lo que tiene que hacer, así que puedes espaciarlas un poco y solo al final, cuando aparecen los nervios del día del estreno puedes volver a las dos semanas. Pero como máximo tres semanas entre reunión y reunión.

Cada miembro del equipo tiene que hacer sus deberes con la máxima autonomía posible y solo preguntar al equipo si se encalla o si tiene dudas. En las reuniones se explica en que estatus está cada tema y así el resto sabe donde estamos parados.

Escribe un acta de cada reunión donde quede claro, al principio sobre todo, la estructura general del evento y los temas que cada uno tiene que ir trabajando en solitario. Trata de que la reunión no dure más de 45 minutos o una hora. Hay que ir al grano.

Utiliza herramientas en la nube para la gestión del evento entre reuniones. Podría ser un Google Sites si tendrás documentos, fotos y discusiones que gestionar. Pero si solo son documentos, Drive es una herramienta excelente. Durante ese periodo entre reuniones cada miembro puede ir escribiendo sobre el acta los avances que va realizando o las dudas que se le generen.

¡Evita los mails! Ya sé que es difícil, nosotros mismos nos enviábamos demasiados, pero la gestión de emails, por su asincronía, es siempre difícil. Quizás podrías sustituirlo por un Yammer o, simplemente, escribirlo en otro Doc de Drive (quizás en este punto un Sites iría hasta mejor), así cada uno puede ir escribiendo justo donde quiere.

Esto es muy serio pero al mismo tiempo hay que darle el buen rollo y la camaradería necesarias. Tener un lugar para reunirse puede estar muy bien pero a nosotros nos ha ido de maravilla reunirnos alrededor de unas cervezas. Si quieres hacerlo más serio y solo piensas hacerlo en una sala entonces después de cada reunión o cada dos, salid a tomar unas cervecillas. Se agradecen. Y una cenita tampoco estaría mal. Recuerda que el buen rollo es vital para que todo salga bien.

Para las reuniones, si te decantas por el modo “cerveza”, recomiendo que cada vez se celebren donde un miembro del equipo diga que, al mismo tiempo, será el que pague la cuenta. Así evitarás que uno se sienta discriminado porque siempre le tocan en el otro extremo de la ciudad. Ahora quizás sí iría bien el mail para decidir donde hacer la reunión pero también podrías solucionarlo con un Doodle (en este punto la función del coordinador es vital para cerrar el día, hora y lugar definitivos).

Durante el evento

No es siempre fácil pero si puedes consíguete voluntarios. Los miembros del equipo pueden estar ocupados en tareas de “anfitriones” así que necesitaras a alguien que se haga cargo del check-in, de controlar las entradas y salidas al coffee-break, de tuitear la jornada o de que los micrófonos corran por la sala en los turnos de preguntas. El número dependerá de las tareas que haya que gestionar y de la duración y envergadura del evento.

Los miembros del equipo, como en nuestro caso, pueden encargarse de las tareas de maestro de ceremonias, moderación de mesas, etc., es una buena manera de recompensar el trabajo de organización realizado: dar visibilidad.

Los invitados. Este tema lo hemos discutido mucho internamente. Normalmente hay dos figuras que pueden ser invitados: las agencias/consultores y los clientes/usuarios finales. La ventaja de los primeros es que normalmente tienen una visión más amplia del tema que tocan pero la desventaja es que dependen de sus clientes para saber que pueden contar o no y eso ralentiza la finalización de las ponencias. Además, acostumbran a hablar más en términos de “vender mi libro”. Los clientes tienen la desventaja que solo pueden hablar de su experiencia pero pueden hablar en primera persona que siempre es muy interesante.

Las conferencias. Es bueno tener un evento que combine ponencias con mesas redondas y entrevistas, eso lo hace mucho más ágil. Decide un orden que encaje con tu “storytelling” teniendo en cuenta que la gente se va cansando durante el día, así que al final estarán menos atentos e incluso se irán. Por lo tanto al final pon algo ligerito e interesante. Las ponencias si pueden ser de 45 minutos, pues mejor.

Y, sobre todo, muy ¡PRACTICO! La gente tiene que llevarse algo útil de la jornada. Evita, en la medida de lo posible, los temas muy amplios y genéricos y huye de la estrategia. Lo que interesa es que me digas el “como”, no el “que”. Por eso tienen que ser ponencias cortas que se centren en comunicar una o dos cosas de manera muy clara.

Luego deja tiempo para que la gente pueda preguntar. Si estás moderando una mesa ten preparadas preguntas porque, a veces, te toca una audiencia con exceso de vergüenza y es triste llegar al turno de preguntas y que se haga el silencio. Pide el apoyo de los miembros de la organización para hacer esas preguntas (cada uno de los moderadores puede preparar preguntas y pasárselas al resto).

Informa del hashtag de la jornada y del usuario de Twitter de todos los ponentes para que el público pueda compartir lo que dice cada uno. Que este visible durante la ponencia o la mesa. Y, por supuesto, haz streaming.

Después del evento

Recoge todo lo que se haya presentado, los vídeos, haz una monitorización del hashtag con una herramienta tipo TweetReach y, si puedes, un Storify de las ponencias, y publícalas en la web del evento (si no la creaste para el evento quizás los miembros del equipo tengan blog). Por supuesto todos los involucrados en la organización deberían ayudar a viralizar los contenidos durante los días posteriores para que se siga hablando de él.

Y como seguro que ha sido un éxito ¡sal a celebrarlo! Hay que relajarse y darse un baño de abrazos y de ego… te lo has ganado y te prepara mejor para la próxima organización.

Espero que os hayan servido estos pequeños consejos aprendidos. 😉

¡Qué tengáis una feliz semana!